Comme vous le savez peut-être, la transmission obligatoire d’une demande de participation/offre par des moyens de communication électroniques (articles 14 loi 17 juin 2016 et 41 et suivants AR18/04/2017) constitue l’une des nouveautés de la législation relative aux marchés publics entrée en vigueur le 30 juin 2017. Une période transitoire avait été prévue afin de permettre aux pouvoirs adjudicateurs et aux opérateurs économiques de s’adapter à ce changement. Cette période touche à sa fin, à tout le moins pour les marchés faisant l’objet d’une publicité européenne.1
En effet, pour ces marchés publics, cette obligation sera effective à partir du 18 octobre 2018 et s’étendra à l’ensembledes marchés faisant l’objetd’une publication dès le 1er janvier2020.
Pas de panique, des outils pour vous guider dans cette nouvelle démarche existent. Outre des manuels explicatifs3, un site de démonstration est également mis à votre disposition. Celui-ci permet de tester le dépôt d’une demande de participation/offre dans le même environnement virtuel que celui du site officiel.4
Le site étant assez intuitif, il vous est vivement conseillé de l’utiliser afin de vous familiariser avec l’outil.
Les avantages
L’utilisation des moyens électroniques dans le cadre du dépôt de votre demande de participation/offre présente de nombreux avantages: réduction des coûts (moins de papier, pas de frais d’envoi), signature de l’offre en ligne (où que vous soyez), accusé de réception pour chaque document envoyé, pas de perte de documents, PV d’ouverture des offres consultable en ligne, etc. Une fois l’outil maîtrisé, vous réaliserez le gain de temps qu’il peut générer.
L’ensemble des documents constituant votre offre sera généré et/ou chargé sur la plateforme.
Le formulaire de soumission sous format papier va donc disparaître. Ce document sera généré automatiquement sur base des données que vous encoderez sur le site.
Pour pouvoir introduire votre demande de participation/offre sur la plateforme, l’ensemble des documents réclamés par le pouvoir adjudicateur dans l’avis de marché/dans le cahier spécial des charges (DUME, déclaration sur l’honneur, offre de prix, documents relatifs aux critères d’attribution, etc) doivent être préalablement complétés et enregistrés sur votre ordinateur/clé usb. Une fois que l’ensemble des données sont encodées et les documents chargés, vous devrez signer de manière électronique le rapport de dépôt. Il s’agit du seul document devant faire l’objet d’une signature électronique. Ce qui signifie que vous ne devrez pas signer individuellement l’offre, ses annexes et le cas échéant, le DUME. Ces documents sont signés de manière globale par l’apposition d’une signature sur le rapport de dépôt.5 Ce rapport reprend: le statut de votre demande de participation/offre, le formulaire de soumission électronique, les noms, tailles, etc. des documents chargés et des documents supprimés ainsi que l’historique de votre dossier. La signature de ce rapport de dépôt pourra se faire notamment au moyen d’un lecteur de carte ID (d’autres moyens sont possibles, voir le manuel).
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